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10 Gründe, warum jede App einen Verantwortlichen braucht.

In den meisten Unternehmen gibt es eine steigende Anzahl an Applikationen, mit denen unterschiedliche Abteilungen in unterschiedlicher Art und Weise arbeiten. So wird z.B. SAP in der Buchhaltung für andere Zwecke verwendet als in der Personalabteilung oder im Marketing. Jeder Mitarbeiter kann Fragen zur Softwareverwendung in seinem Bereich (bestenfalls) beantworten, doch geht es um Updates, Lizenzverlängerungen, Funktionserweiterungen o.ä. fehlt es häufig an einer Person, die abteilungsübergreifend den Überblick über das Programm hat.

Hier kommt der Applikationsverantwortliche ins Spiel: Der IT-Application Manager ist für die Betreuung einer oder mehrerer spezieller Anwendungen zuständig. Zumeist ist er in zwei oder drei Programmen so geschult, dass er sich hier überdurchschnittlich gut bzw. ausgezeichnet auskennt. Mit der Wartung, Verwaltung, Funktionalität und Weiterentwicklung (z.B. Plug-ins) der Lösungen verbringt er den Großteil seiner Arbeitszeit.

Braucht man wirklich für jede Anwendungs-Software, einen Ansprechpartner?

Nun kommt gerade in mittelständischen Unternehmen die Frage auf, ob man zwingend einen solchen Ansprechpartner braucht - schließlich sieht es im ersten Moment so aus, als könnten alle Mitarbeiter effizient mit den zur Verfügung stehenden Anwendungen arbeiten. Im Folgenden liefern wir Ihnen aber gerne 10 Argumente, warum sich dieser Einsatz lohnt.

Ein Application Manager sorgt dafür, dass…:

  1. alle Anwendungen stets auf dem aktuellsten Stand gehalten werden – die Software ist somit immer state of the art.

  2. mögliche Sicherheitslücken sofort erkannt und geschlossen werden.

  3. es nur eine Anwendung für den gleichen Zweck im Unternehmen gibt.

  4. sämtliche User mit der gleichen Version der Anwendung arbeiten.

  5. es eine Argumentationsbasis gibt, ob diese App im Unternehmen tatsächlich benötigt wird.

  6. ungeplante Investitionen und interne Aufwände aufgrund von unvorhergesehenen Software-Updates nicht mehr vorkommen.

  7. User immer einen Ansprechpartner haben, der ihre Fragen und Probleme zeitnah und kompetent beantworten und/oder lösen kann. Somit müssen nicht alle Anwender eine tiefgreifende Schulung durchlaufen.

  8. es auch für die IT-Abteilung einen Experten gibt, der zu Rat gezogen werden kann.

  9. nach Aktualisierungen der Software sofort ein Feedback gegeben werden kann, ob dieses erfolgreich war.

  10. das Lizenzmodell und die Budgetplanung eindeutig geklärt sind.

Verschaffen Sie sich einen Überblick

Wenn wir Sie überzeugen konnten, dass ein solcher Verantwortlicher Sinn macht, dann möchten wir Ihnen auch noch ein paar Anregungen mitgeben, wie Sie nachhaltig erfolgreich diesen Schritt gehen können.

Zuerst benötigen Sie eine Übersicht aller Anwendungen, die im Unternehmen zum Einsatz kommen. Je nach Unternehmensgröße hilft dabei ein entsprechendes Werkzeug zur Inventarisierung. Wir verwenden hierzu z.B. Docusnap. Anschließend wird je Anwendung ein Applikationsverantwortlicher, mit seinen entsprechenden Aufgaben definiert.

Wer ist der Richtige für diese Aufgabe?

Bei der Auswahl der Applikationsverantwortlichen empfehlen wir darauf zu achten, dass die Personen entsprechend affin und motiviert sind, um sich dieser Aufgabe zu stellen. Darüber hinaus benötigen die Kollegen die Möglichkeit, sich ggf. initial und vor allem fortwährend in dem Bereich weiterzubilden. Außerdem werden sie einiges an Zeit brauchen, um sich mit der Anwendung umfänglich zu beschäftigen. Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat oder eine andere Form der Mitarbeitervertretung, sollte auch diese bei der Auswahl der Kandidaten mit ins Boot genommen werden. Oftmals hilft es auch, wenn Ihnen im Auswahlprozess und während der Implementierung ein erfahrener, externer Partner zur Seite steht.

Im Alltag angekommen…

Wenn die Verantwortlichen benannt sind, sollte im Unternehmen die neue Rolle kommuniziert werden. So wissen alle Kollegen, an wen sie sich bei Fragen und ggf. auch mit Vorschlägen wenden können. Exsistiert im Betrieb bereits ein Service Desk (lesen Sie hierzu gerne unseren Blog-Beitrag „Vorsprung durch Informationstechnik – ein externer Service Desk hilft“), so wissen auch diese Ansprechpartner, wen sie um Rat fragen können. Dadurch kann die IT-Abteilung schon deutlich entlastet werden.

Kommt es nach Software-Updates zu neuen und/oder veränderten Funktionen, kann der Applikationsverantwortliche auch die User bei internen Veranstaltungen schulen. Ebenfalls kann er sich im Vorfeld von geplanten Updates informieren und diese ggf. vorab testen. So kann er der IT-Leitung oder der Geschäftsführung ein Feedback geben, ob man mit Problemen beim Roll-Out rechnen muss. Der Application Manager wird sich im Laufe der Zeit zur bestausgebildetsten Ressource für diese Anwendung innerhalb des Unternehmens entwickeln!

Fazit

Aus unserer Erfahrung heraus, lohnt sich der zusätzliche Aufwand für die Einführung von Applikationsverantwortlichen über einen längeren Zeitraum immer. Besonders, wenn Sie einen Verantwortlichen bereits vor der Einführung einer neuen Software benennen, kann dieser die Anschaffung mit seinem Wissen nochmals neu bewerten. Evtl. haben Sie im Unternehmen bereits eine Anwendung, die genau das Problem löst, Sie wussten es bisher aber nicht. Dann hätte Ihnen der Applikationsverantwortliche schon mal viel Zeit und Geld eingespart. Auch die IT-Sicherheit lässt sich deutlich verbessern, wenn es eine Person gibt, die sich kontinuierlich um Updates etc. kümmert. Lassen Sie sich diese großartige Chance daher nicht entgehen.

Wenn wir Sie bei der Umsetzung und/oder der Vorbereitung unterstützen können, melden Sie sich gerne bei uns – wir sind an Ihrer Seite.

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Robert F. Krick

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