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Betriebsbereit trotz Corona

Corona ist derzeit DAS Thema. Besonders Arbeitgeber stehen vor neuen Herausforderungen - was passiert unter Quarantäne mit meinem Betriebsablauf, wie kann ich kurzfristig möglichst vielen Mitarbeitern das Weiterarbeiten (auch von zu Hause aus) ermöglichen, u.v.m. In diesem Blogbeitrag möchte ich mein Wissen teilen, wie wir als IT-Dienstleister sicherstellen, dass unsere Kunden den benötigten Service auch unter extremen Bedingungen erhalten.

Wie bei vielen Dingen im Leben, ist die richtige Vorbereitung ein entscheidender Punkt für die erfolgreiche Umsetzung. Daher haben wir uns frühzeitig um folgende Maßnahmen gekümmert:

  • Bildung eines Krisenstabs.
  • Gewährleistung, das Jeder im Büro und/oder via Internet von jedem Ort aus, zuverlässig und compliancegerecht arbeiten kann, so dass auch die IT-Security eingehalten wird.
  • Durchführung eines Probelaufs.

Der Krisenstab für den Ernstfall

Begonnen haben wir damit zu definieren, wer die Rolle des Krisenmanagers einnimmt und was wir an welche Stakeholder im Krisenfall kommunizieren. Stakeholder wie Kunden und Partner werden dank unserer weiteren Maßnahmen (siehe unten) voraussichtlich nicht wahrnehmen, dass wir uns im Krisenmodus befinden. Lediglich unsere Reaktionszeiten könnten aufgrund der ungewohnten Arbeitsbedingungen verlangsamt sein - hierüber werden wir  Kunden und Partner aktiv informieren (z. B. über eine Meldung auf unserer Homepage). Auch für interne Fragen der Mitarbeiter haben wir einen Ansprechpartner definiert und geschult.

Maßnahmen, die zum Erhalt des Betriebsablaufs wichtig sind und umgesetzt wurden:

  1. (Remote-) Zugriff auf die Software, die zur täglichen Arbeit benötigt wird (z. B. SAP, Ticketsystem, Zeiterfassung, E-Mail, MS-Office).
  2. Einrichtung der Telefonanlage, so dass unsere Mitarbeiter auch von zu Hause aus mit ihrer geschäftlichen Rufnummer aus- und eingehend telefonieren können.
  3. Schaffung einer Möglichkeit zur Zwei-Faktor-Authentifizierung (zur Absicherung der Zugänge)
  4. Überprüfung der Bandbreite am Hauptstandort für die Nutzung im Krisenfall

Dabei haben wir auf nachstehende IT-Komponenten gesetzt

1. Citrix als zentrale Komponente der Anwendungsbereitstellung für interne und externe Mitarbeiter. Alle Kollegen arbeiten im Krisenfall über die Citrix-Umgebung. Über diese Umgebung können alle zentralen Anwendungen erreicht werden und die benötigte Bandbreite ist gering. So können auch Mitarbeiter, die im Homeoffice wenig Bandbreite zur Verfügung haben, vernünftig arbeiten. Da unsere Mitarbeiter auch ohne Krise in der Citrix-Umgebung arbeiten, wird es hier nur wenig operative Umstellungen geben.

2. VoIP Telefonanlage von Swyx: Damit können wir Telefonanrufe auf externen Geräten wie Notebooks und Smartphones so behandeln, als ob diese von einem Festnetztelefon im Büro stammen. Das gilt sowohl für eingehende als auch für ausgehende Anrufe. Kunden, Partner und auch Kollegen sind somit nicht durch unbekannte Telefonnummern irritiert.

3. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung von Gemalto ermöglicht es, sogenannte Token für die Identifikation der Benutzer sowohl als physikalische, wie auch als SoftToken an die Mitarbeiter zu verteilen. Damit stellen wir sicher, dass sich nur verifizierte Mitarbeiter an unseren Systemen anmelden können.

4. Bandbreitencheck. Im Extremfall müssen bei uns ca. 90 Mitarbeiter remote auf die Systeme zugreifen können. Durch den Einsatz von Citrix können wir die benötigte Bandbreite sehr genau im Vorfeld ermitteln. Dank unserer redundanten WAN Strecken und der 100 Mbit Bandbreite, müssen wir uns hierüber keine Sorgen machen.

Eine weitere Herausforderung bestand darin, die Mitarbeiter auszurüsten mit entsprechenden mobilen Geräten. Nicht jeder Mitarbeiter verfügt im privaten Bereich über geeignete Endgeräte und das Arbeiten ist dank Citrix-Anwendungen auf einem Smartphone zwar theoretisch möglich, jedoch 8 Stunden lang pro Tag nicht praktisch zumutbar. Hier haben wir uns unserer Verantwortung gestellt und entschieden, jedem Mitarbeiter ein entsprechendes Notebook an die Hand zu geben.

Probelauf

Wir haben alle Mitarbeiter gebeten, ihre (teils neuen) Geräte im heimischen Umfeld zu starten, sich anzumelden und auch die Telefonfunktion zu testen. An zentraler Stelle wurden die Feedbacks gesammelt und ggf. Abhilfe geleistet. Bisher gab es jedoch nur positive Rückmeldungen.

Fazit

So unberechenbar Corona aktuell erscheint, so hat es doch bei uns einen positiven Nebeneffekt gehabt. Neben der Sicherstellung unserer Services und der betrieblichen Abläufe, kamen unsere Mitarbeiter auch auf die Idee, die nun geschaffenen Homeoffice-Möglichkeiten zu verwenden, wenn es eine eher persönliche Krise gibt, z. B. wenn Kinder erkranken oder es andere besondere Umstände gibt, die ein Arbeiten im Büro nicht zulassen.

Die Krisenvorbereitung hat hier zu einer Weiterentwicklung der Arbeitsumgebung geführt, die ohne Corona vermutlich noch etwas auf sich hätte warten lassen. Zukünftige Bewerber und die jetzigen Mitarbeiter danken es uns.

Wir sind also gut vorbereitet und wenn dann doch nichts passiert (so die Hoffnung), hat es uns auf jeden Fall einen Schritt weiter gebracht beim Thema Modern Workplace.

Wenn Sie gerne mehr zum Thema wissen möchten oder akute Hilfe bei der Vorbereitung auf den Krisenfall benötigen, rufen Sie uns an. Eventuell sind wir im Büro, vielleicht erreichen Sie uns aber auch im Homeoffice…

Bildmaterial Designed by Freepik 

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Robert F. Krick

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