Entscheidungshilfe für Managed Service

Mehr als 75% der Unternehmen im Mittelstand (zwischen 250 und 5000 Mitarbeiter) sind im IT-Bereich permanent oder phasenweise unterbesetzt. Kein Wunder, dass diese Unternehmen sich über lange Projektlaufzeiten beklagen, geht doch heute kaum ein Projekt ohne IT-Beteiligung über die Bühne. Darüber hinaus wollen 63% der Firmen in diesem Jahr noch einen IT-Mitarbeiter einstellen.

Doch was kann getan werden?

Das Übertragen von Dienstleistungen an Dritte ist ein probates Mittel, um die verfügbare Zeit und das Know-how der eigenen Mitarbeiter zielgerichteter für die Prozessentwicklung im Unternehmen zu nutzen.

Spontan sind viele unserer Interessenten oder Kunden geneigt, die gelegentlich vorkommenden Arbeiten wie z.B. PC Installationen an Dritte zu übertragen. Das erfordert keine lange vertragliche Bindung und verspricht schnelle Entlastung.

Ein Beispiel verdeutlicht das:
Ein Kunde beschafft 50 PCs und will diese implementieren. Pro PC dauert das drei Stunden inkl. aller Arbeiten - also 150 Stunden insgesamt. Der IT-Leiter sucht jemanden, der diese jährlich wiederkehrenden Arbeiten für die Firma übernimmt. Die Beschäftigung mit der Anbieterauswahl, Sichtung der Angebote und der Bestellprozess dauern schon acht Stunden in Summe. Die Einarbeitung was zu tun ist, nimmt in der ersten Woche sowohl den internen als auch den externen Mitarbeiter in Anspruch. Die Arbeitszeit von beiden wird nicht effizient genutzt. Die restlichen drei Wochen läuft es dann weitestgehend ohne, dass eigene Kräfte gefordert sind. Ggf. auftretende Nacharbeiten lassen wir an dieser Stelle außen vor. Unbestritten wurde Arbeitszeit eingespart.

Was passiert jedoch nach den drei Wochen? Genau. Es geht so weiter wie vorher.
Wie man sieht bringen diese Aktionen keine nachhaltige Entlastung in der IT, sondern sind bestenfalls punktuelle Entlastungen.

Welche Unterstützung bringt meinem Unternehmen am meisten?

Das Rausgeben von dauerhaften Leistungen, welche in eigenständige Blöcke gefasst werden können, bringen die meiste Entlastung. Hier ist vor allen Dingen der First Level Support oder die Betreuung ganzer Infrastruktursysteme (z.B. Endgerätemanagement) zu benennen.

Die Gründe liegen auf der Hand.

In herkömmlichen IT Abteilungen beschäftigen sich die IT Mitarbeiter im Wesentlichen mit drei Dingen:

  1. First Level Support (running)
  2. Betrieb und Aktualisierung der Infrastruktur (running)
  3. Projekte (growing)

Wir unterscheiden hier in „running the business“ und „growing the business“. Auf Deutsch die Infrastruktur am Laufen halten (running) oder mittels Umsetzung von Projekten das Unternehmenswachstum voranbringen (growing).

Die Zeitverteilung der Aufgaben je Rubrik der IT variieren von Kunde zu Kunde leicht. Die bewährte 80% und 20% Regel scheint auch hier Anwendung zu finden.

80% mit „running“ und 20% mit „growing“ verbringt ein IT Administrator im Schnitt pro Monat mit den jeweiligen Tätigkeiten.

Sinnvoll ist es hier eine Umkehrung der Werte von 20% running und 80% growing hin zu bekommen, um die strategischen IT-Projekte sowie die IT-Security voran zu bringen.

Neues Personal einzustellen bringt nur bedingt Entlastung, da sich das Verhältnis von running und growing pro Person dadurch nicht bessert und somit nur 20% growing pro Person gewonnen wird.

Durch das Out-Tasking (rausgeben) z.B. des First Level Supports schaffen Sie erhebliche Zeit Potentiale in der IT und sorgen damit auch für nachhaltige Entlastung. Insbesondere wenn es mehr als drei Administratoren im Unternehmen gibt, schafft das mehr als eine weitere Stelle im Unternehmen ohne die Personalkosten zu erhöhen.

Weitere Mehrwerte des Out-Taskings sind in der Regel:

  • Verbesserung der Verfügbarkeit
  • Skalierbarkeit der Lösung
  • Kürzere Lösungszeiten von Problemen und damit Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter
  • Einführung eines Ticketsystems

SK hat mit seinem modularen Out-Tasking Konzept das ideale und flexible Modell für jeden mittelständischen Kunden geschaffen. Das modulare Out-Tasking ist für jeden Kunden ab 250 IT Nutzer bis hin zu 5000 IT Nutzern interessant.

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